23 février 2017

Foire aux questions

A. Comment réinitialiser mon mot de passe

(A faire à la première connexion sur le portail Prise de RdV, comme indiqué dans le message en haut de la fenêtre d’identification)

  1. Cliquer sur le pétale Portail Prise de RdV puis sur Cliquez ici
  2. Cliquer sur Mot de passe oublié ou à réinitialiser
  3. Saisir l’adresse e-mail (la même que celle saisie dans le contact de convocation sur le portail Adhérents) puis cliquer sur Changer mon mot de passe
    ◦ Un message s’affiche : Vous allez recevoir un courriel avec les instructions pour changer votre mot de passe.
    ◦ En cas d’erreur « n’a pas été trouvé(e) » : le mail saisi est incorrect
    ▪ Vérifier qu’il a été saisi correctement
    ▪ Vérifier sur la page Adhérents que c’est le bon mail :
    ▪ S’il a changé et qu’il doit être actualisé
    ▪ Vérifier dans Stetho
    ▪ Le changer dans le portail Adhérents : la modification sera reportée dans le portail Prise de RDV le lendemain.
  4. Dans la messagerie, ouvrir le mail Instructions pour changer votre mot de passe
    ◦ S’il n’a pas été reçu après 2 minutes :
    ▪ Il se trouve dans les courriers indésirables ou
    ▪ le serveur de messagerie l’a rejeté (voir support informatique local)
  5. Cliquer sur Changer mon mot de passe
    ◦ Si la fenêtre ne s’affiche pas correctement, c’est que le lien est périmé. Veuillez recommencer la procédure depuis Mot de passe oublié ou à réinitialiser
  6. Saisir 2 fois le nouveau mot de passe puis cliquer sur VALIDATION
  7. Faire connaissance avec la page d’accueil et les 2 menus principaux : Convocation et Adhérent
  8. Contrôler les informations Adhérent en cliquant sur le menu Adhérent (en haut)
    ◦ Convoqué par : le nom et l’identifiant de connexion à mémoriser (N° adhérent ou mail)
    ◦ Modifier sur le Portail Adhérents les informations à actualiser si besoin : le nom et le mail de convocation notamment (dans l’onglet Contact de convocation du portail Adhérents).
  9. Convoquer un salarié
    ◦ Cliquer sur Nouvelle convocation et modifier le contexte (adhérent, dates) et voir les salariés
    ◦ Sélectionner les salariés à convoquer puis cocher les 2 cases
    ◦ Modifier les préférences de convocation si besoin et les enregistrer le cas échéant (attention au format des heures : 09:00 et pas 9h) et à la logique ET des horaires : pas de créneau possible avant 11:00 ET après 15:00)
    ◦ Cliquer sur PLANIFIER : voir les créneaux proposés
    ◦ Cliquer sur CHANGER LA DATE : pour obtenir une date ultérieure(vous ne pouvez pas revenir en arrière sans abandonner et recommencer) Ne pas cliquer sur Page précédente : le créneau qui vois est réservé n’est pas abandonné et vous ne pourrez plus re-planifier pour ce salarié sans une intervention de la secrétaire médicale.
    ◦ Cliquer sur ABANDONNER

B. Je n’arrive pas à me connecter

  1. Vérifier l’identifiant : en général le N° adhérent ou exceptionnellement (si le responsable de convocation gère plusieurs adhérents), le mail
    ◦ Voir la fiche Adhérent sur Tsoon pour confirmer mono- ou multi-adhérents et l’adresse mail éventuelle (qui sert d’identifiant dans ce second cas).
  2. Vérifier le mot de passe : la logique est d’utiliser le même que pour le Portail adhérents (mais il n’y a aucune synchro)
    ◦ Réinitialiser le mot de passe si nécessaire.

C. Il me manque un salarié (ou plusieurs) dans la liste A convoquer

  1. Vérifier le contexte d’affichage : la page, l’adhérent sélectionné et les dates filtrées => les modifier si besoin
    ◦ Conseil : Bien penser au switch A convoquer / Planifiés / Non vus selon qu’on veut afficher des salariés à convoquer ou des RDV planifiés ou encore des salariés qui n’ont pas été vus depuis longtemps.
    ◦ Les salariés affichés sur la page Convocation / Convocables / A convoquer sont ceux de l’adhérent sélectionné qui sont à convoquer entre les dates sélectionnées
    En fonction de leur acte futur prévu avec le médecin (date théorique) ou de leur date d’embauche.
    => Conseil : Sélectionner une date « De » assez ancienne (A-1) et une date A assez lointaine (M+2)
  2. Vérifier que le salarié existe dans le portail :
    ◦ Sur la page d’accueil du portail, en bas, saisir le début du nom du salarié : le sélectionner parmi ceux affichés ou bien cliquer sur Rechercher
    ▪ Cliquer sur le logo en haut à gauche si ce n’est pas la page affichée ou bien taper https://aimt37.tsoon.me
    ▪ Le message « Aucun salarié trouvé » indique que ce salarié n’existe pas dans le portail => Etape D
  3. Il a déjà une visite planifiée : il n’est pas à re-convoquer dans ce cas
    ◦ Ses visites planifiées (ou en attente d’approbation) sont affichées en bas de page depuis la plus récente
    ◦ Si une visite est affichée en gris avec la mention « A approuver » : la demande est en cours
  4. Il a été absent à sa visite mais cette absence n’est pas indiquée sur sa fiche salariée
    ◦ En cas d’absence passée, la visite ne peut plus être supprimée, ni par l’adhérent, ni par la secrétaire. Contacter la secrétaire pour forcer une nouvelle visite et/ou la hotline pour forcer l’absence.
  5. Il n’a pas encore été déclaré dans le portail Adhérents
  6. Il n’a pas encore synchronisé avec le portail de prise de RDV
    ◦ Attendre l’après-midi ou le lendemain.

D. Je ne peux pas cliquer sur le bouton PLANIFIER
(depuis la page Convocations / Convocables / A convoquer)

  1. Aucun salarié n’est affiché => modifier le contexte d’affichage (dates notamment) pour afficher les salariés à convoquer de la période filtrée
  2. Aucun salarié n’est sélectionné => cocher la case correspondant aux salariés à convoquer (au moins un)
  3. Les 2 cases de conditions préalables au-dessus des boutons ne sont pas cochées: Elles doivent l’être toutes les deux à chaque planification.

E. Je ne peux pas cliquer sur le bouton SUPPRIMER ou REMPLACER
(depuis la page Convocation / Convocables / Planifiés)

  1. Aucun RDV n’est affiché => modifier le contexte d’affichage (dates notamment) pour afficher les RDV planifiés de la période filtrée
  2. Aucun RDV n’est sélectionné => cocher la case correspondant aux RDV à supprimer ou remplacer (au moins un)
  3. Le RDV à modifier ne peut pas être sélectionné => c’est un RDV passé qui ne peut plus être modifié.
  4. Le bouton n’est toujours pas clicable : Voir si l »adhérent n’est pas restreint en lecture seule (dans la fiche adhérent) et contacter la secrétaire médicale dans ce cas
  5. Message Aucune plage disponible pour votre demande
    Le quota peut être dépassé : (nombre maximum de visites périodiques et embauches mensuelles)
    ◦ Voir fiche adhérent.
    ◦ Si nécessaire, l’augmenter ponctuellement
    ◦ Réduire le nombre de salariés convoqués en même temps
    Les préférences de convocations peuvent être trop restrictives

G. Je ne reçois pas les mails de apst37@tsoon.me

  1. Vérifier la boîte aux lettres de correspondance avec le portail en cliquant sur Adhérent / Fiche
    ◦ La boîte aux lettres est affichée : si ce n’et pas la bonne, vous pouvez la modifier dans le Portail Adhérents (onglet Convocation). La modification sera prise en compte le lendemain.
  2. Vérifier que le mail n’est pas dans les courriers indésirables
    ◦ Si c’est le cas, cliquer sur le message et déclarer comme « Legitime » l’émetteur apst37@tsoon.me pour les prochains mails